Le réseau – procédure pour participer au grand cercle de Sion & région

Créer, partager et vivre ensemble

Etapes indispensables pour bénéficier du réseau et participer au grand cercle :

Individuellement ou en tant que groupe (avec un groupe lire et valider chaque document par consentement par un tour de cercle) :

1.    Valider la charte

2.    Valider la mission

3.    Valider le cadre de sécurité

S’engager à expérimenter un fonctionnement participatif et évolutif existant (fonctionnement en cercle, ordre du jour participatif des réunions du grand cercle, ordre du jour participatif des réunions opérationnelles, la méthode de prise de décision par consentement, la procédure de gestion des tensions, etc)

4.    Pour les cellules, s’engager à envoyer au moins un représentant lors des réunions du grand cercle qui ont lieu chaque mois le 22 à 19h00 par un tour de cercle pour garder le lien, partager les besoins et ressources et gérer les tensions qui concernent le fonctionnement du grand cercle.

5.    Valider la procédure d’adhésion

6.    Valider la procédure de communication

7.    Valider la procédure d’exclusion d’un participant

« En cas de conflit, gérer-le(s) entre les personnes concernées et si ça ne marche pas, faire appel à un médiateur ».

Le grand cercle se réunit le 22 de chaque mois à 19h, sauf le 22 janvier, date de la réunion stratégique annuelle, qui est réservées aux participants réguliers ayant « mis leur caillou ».

Etapes recommandées pour le lancement et le bon fonctionnement d’une cellule (proposition pour un lancement durable) :

Avant de commencer quoi que ce soit (il est recommandé de prendre une ou deux journées complètes pour poser les bases) :

Poser les bases concernant le fonctionnement, la direction et le processus participatif :

1.    Ne pas oublier de célébrer chaque étape de cette procédure de lancement, qui permet de créer une solide cohésion et une grande motivation au sein du groupe

2.    Lister et valider les accords clés concernant le déroulement des réunions (qui sont des règles en complément du cadre de sécurité déjà validé auparavant) au moyen d’un flipchart  puis les mettre par écrit (besoin d’un scribe et d’un flipchart). Par exemple ponctualité, natel, bienveillance, fonctionnement en cercle (tour de parole), concision, pas de commérages (on amène les sujets dans le cercle ou parle à la personne directement)

3.    Présenter et clarifier le  rôle de facilitateur (il est au service du processus), valider par un tour de cercle

4.    Présenter et clarifier les rôles lors des réunions, valider leur utilisation systématique au cours des réunions par un tour de cercle

5.    Lire et valider la méthode prise de décision par consentement par un tour de cercle

6.    Déterminer la vision commune de la cellule avec l’outil du cercle de rêve (document méthode rêve du dragon, page 26)

7.    Clarifier la mission et la vision et les mettre par écrit  (même document, page 27)

8.    Déterminer la raison d’être de la cellule et l’écrire quelque part bien en évidence

9.    Planifier une date récurrente annuelle pour revisiter la vision et la mission (réunions stratégiques)

10.  Faire une réunion pop-corn pour sortir toutes les idées, les lister sur un « flipchart » puis sélectionner une ou plusieurs action (s) à mettre en œuvre avec un multi vote (3 coches chacun par ex.) l’idéal est de faire peu, mais bien et ensemble, en restant focalisés

11.  Choisir un nom pour la cellule (par consentement), ce nom ne peut contenir ni etiks, ni mycelium, afin de ne pas créer des divisions et des identifications dangereuses. Nous n’appartenons pas à mycélium, nous sommes mycélium, et ce nous n’a pas de limite

Poser les bases organisationnelles :

1.    Valider la procédure d’adhésion à la cellule et le temps d’essai

2.    Première réunion de gouvernance pour lister et d’attribuer les rôles nécessaire pour concrétiser notre vision en utilisant le processus d’élection sans candidat

3.    Valider l’ordre du jour type des réunions de gouvernance suivantes (plus de détails dans le « manuel de sophocratie » page 8 en bas à page 10). « Les réunions de gouvernance ont pour vocation de faire évoluer l’organisation du cercle face aux tensions évolutives, internes et externes, qu’il rencontre. Elles modifient l’ADN du cercle, de façon organique, en créant/modifiant les rôles (et les redevabilités associées), le périmètre des rôles, les politiques en vigueur si, si c’est nécessaire, en créant de nouveaux sous-cercles. »

4.    Planifier les réunions de gouvernance mensuelles récurrentes

5.    Valider la procédure de gestion des conflits

6.    Planifier des célébrations récurrentes pour la cellule.  (Les célébrations du grand cercle sont planifiées le samedi avant chaque changement de saison)

Poser les bases du fonctionnement opérationnel (de tous les jours)

1.    Valider l’ordre du jour type pour les réunions opérationnelles

2.    Mettre l’ordre du jour sur un pad partagé sur internet de sorte à ce que chacun puisse y ajouter des points entre les réunions (ordre du jour participatif), par exemple sur https://framapad.org

3.    Planifier les réunions opérationnelles de façon récurrente (hebdomadaires ou mensuelles), selon les besoins de la cellule

4.    Mettre au propre les documents avec toute cette belle matière

5.    Célébrer, nous voilà clairs et prêts à fonctionner